审批流程
当企业有多个员工使用DM Hub时,为了保证触达客户的营销物料合规性和一致性,DM Hub支持业务管理人员通过流程审批功能,管理审核员工在DM Hub创建发布的重要营销内容,如微页面、自动流程、短消息、邮件等。
开启审批功能后 ,员工在发布相关内容时,会按照规则发起审批,审批通过后方可继续后续操作。
请注意:审批流程是开关功能,如需使用该功能请联系Convertlab联客户经理申请开通。开通审批流程功能后,在【设置中心-其他设置】即可看到【审批流程】。
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1.支持审批的对象和动作目前DM Hub支持审批的对象包括自动流程、微页面、短消息、邮件和营销活动,可触发审批流程的规则如下表所示:
审批对象 | 触发条件 | 规则说明 |
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自动流程 | 启动 | 自动流程启动时需审批:自动流程未设置起止时间,审批通过后流程状态将变成【待启动】,需手动启动流程;自动流程设置了起止时间,审批通过且还没到到自动流程开始时间,将等待至开始时间点启动;审批通过晚于开始时间,自动流程将无法启动。 |
微页面 | 发布 | 所有微页面发布时需审批,审批通过才能发布。 |
短消息 | 群发 | 手动进行短消息群发时需审批,审批通过后才能进行定时或立即群发。 |
邮件 | 群发 | 手动进行邮件群发时需审批,审批通过后才能进行定时或立即群发。 |
营销活动 | 新建 | 创建(包括复制)营销活动时需审批,审批通过后才能进行更多操作(修改活动属性、添加活动内容等)。 |
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2.创建审批流程规则在【设置中心-其他设置】点击进入【审批流程】,点击页面右上方【新建】。
创建审批流程规则如下:
名称:主要用于DM Hub系统内部查询和辨识的名称。
描述:非必填,可简要描述审批规则。
触发条件: 选择审批对象(模块)和相关的操作动作。如选择“微页面”和“发布”,则所有微页面在前需要提交审批。每个审批触发条件仅支持一个审批流程,如果已有审批流设置该审批对象和动作为触发条件,则或许审批流程不能再选择相同的审批对象和动作。
审批步骤: 每个审批流程可添加最多5个审批步骤;设置审批步骤后,按照步骤依次发起审批,上一个审批步骤通过才能进入下一个步骤,直到所有步骤通过审批。每一个步骤设置如下:
设置步骤名称:如部门审批、财务审批等以便识别。
设置审批人:指定审批人可以选择一个或多个审批人,发起审批时,自动由指定的审批人负责审批,;由发起人选择审批人则无需选择审批人,发起审批时,需由用户自己选择审批人。
审批类型:有一个审批人通过则直接通过或者所有审批人通过才通过。
设置完成后可以点击【添加审批步骤】。
消息通知: 如勾选开启消息通知,发起审批时,将邮件通知审批人审批任务;审批通过或驳回时,将发邮件通知发起人审批结果。该功能需要用户在DM Hub绑定邮箱,以便接收消息通知。
设置好以后点击【确定】,即创建好一条审批流程规则。在审批流程列表可以查看、修改并删除已创建的审批规则。
已创建的审批流程规则,仅支持修改名称和描述,不支持修改触发条件和审批步骤。
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3. 发起审批流程审批流程创建成功后,对相关内容进行相应操作时便需要审批人审批,以发布微页面和自动流程为例:
设置了微页面发布审批规则后,在微页面编辑页面的右上方会有【提交审核】按钮,保存微页面后点击【提交审核】,在弹窗中填写审批备注,由发起人选择审批人的审批,需在弹窗中选择审批人,点击【确定】后提交审核。
在审批人审批前,已提交的审批支持【撤销审批】。
设置了自动流程启动审批规则后,在自动流程编辑页面的右上方会有【提交审核】按钮,保存自动流程草稿后点击【提交审核】,经过流程扫描后点击【继续提交审核】,在弹窗中填写审批备注,由发起人选择审批人的审批,需在弹窗中选择审批人;指定的审批人会显示在审批步骤中,点击【确定】后提交审核。
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4. 通过审批勾选了开启消息通知的审批规则,当有审批发起时,审批人会收到通知邮件,点击邮件中的链接可以去处理审批任务。
也可以在DM Hub系统右上角账号菜单进入审批。
在【分配给我的审批】列表中可以查看用户作为审批人需要审批的任务,包括审批对象名称、内容类型、发起人、发起时间和发起人备注等。
点击【审批】,输入审批意见后,点击【通过】或【驳回】。审批通过后,发起人将收到邮件通知审批结果。
上一个步骤通过审批后审批任务自动流转到下一个审批步骤的审批人。
发起人在内容列表可以查看审批状态。
全部审批步骤都通过后发起人将收到邮件通知审批结果,点击链接即可以进行后续操作。
在【我发起的审批】列表中可以查看用户作为发起人发起的审批任务,可查看审批步骤详情或撤销审批。